Verantwortlich für die Erhebung der Daten:

Legasthenietherapiepraxis, Dipl.-Päd. Arndt Denecke, Ithbergstraße 13, 37635 Lüerdissen (im weiteren Verlauf mit Praxis benannt)

 

(1) Gegenstand

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem mit mir geschlossenen Vertrag.

(2) Dauer

Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Laufzeit des Vertrages bzw. so lange, wie es rechtliche Vorgaben vorschreiben.

 

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch mich für die Klienten und deren Eltern sind konkret im Vertrag beschrieben. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung der Klienten oder deren Eltern und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 und folgende DS-GVO erfüllt sind.

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien: Personenstammdaten, Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail), Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Vertragsinteresse), Kundenhistorie, Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten, Planungs- und Steuerungsdaten, Auskunftsangaben (von Dritten (z.B. Gutachten, Berichte, Informationen von/aus Schulen, Agentur für Arbeit, Jobcenter, Jugendamt, Ärzten, Kliniken) oder aus öffentlichen Verzeichnissen), Daten die während der Laufzeit des Vertrags erhoben werden.

 

(1) Die Praxis dokumentiert die Abläufe wie folgt: Papierform, passwortgeschützter Rechner, Programm PraxPlan, DATEV, Steuerberatung, passwortgeschützter NAS-Speicher von QNAP. Mit Unterschrift des Vertrags akzeptiert die Klienten oder deren Eltern diese Dokumentation.

(2) Die Praxis hat die Sicherheit gem. Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 1, Absatz 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 DS-GVO zu berücksichtigen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es der Praxis gestattet, alternative adäuate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

 

(1) Die Praxis darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung der Klienten und deren Eltern berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an die Praxis wendet, wird die Praxis dieses Ersuchen unverzüglich an die Klienten oder deren Eltern weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung der Klienten oder deren Eltern unmittelbar durch die Praxis sicherzustellen.

 

Die Praxis hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artikel 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet es insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

a) Die Praxis ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner bei der Praxis wird Herr Arndt Denecke, Inhaber, Telefon: 0172-5678193, E-Mail: legasthenietherapiepraxis@t-online.de benannt.

b) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe b, 29, 32 Absatz 4 DS-GVO.

Die Praxis setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Die Praxis und jede der Praxis unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung der Klienten und deren Eltern verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe c, 32 DS-GVO.

d) Die Klienten und deren Eltern und die Praxis arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e) Die unverzügliche Information der Praxis Über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen.

Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung bei der Praxis ermittelt.

f) Soweit die Klienten und deren Eltern ihrerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bei der Praxis ausgesetzt sind, haben sie die Praxis nach besten Kräften zu unterstützen.

g) Die Praxis kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

h) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber den Klienten und deren Eltern im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

 

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die die Praxis z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Die Praxis ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten der Klienten und deren Eltern auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Die Praxis darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung der Klienten und deren Eltern beauftragen. Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit die Praxis eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer der Klienten und deren Eltern eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und die Klienten und deren Eltern nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber der Praxis schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Artikel 28 Absatz 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten der Klienten und deren Eltern an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

(4) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt die Praxis die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Absatz 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(5) Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mindestens Textform); sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

 

(1) Die Klienten und deren Eltern haben das Recht, im Benehmen mit der Praxis Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Sie oder er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch die Praxis in deren Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Die Praxis stellt sicher, dass sich die Klienten und deren Eltern von der Einhaltung der Pflichten der Praxis nach Artikel 28 DS-GVO überzeugen kann. Die Praxis verpflichtet sich, den Klienten und deren Eltern auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Artikel 40 DS-GVO.

(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch die Klienten und deren Eltern kann die Praxis einen Vergütungsanspruch geltend machen.

 

(1) Die Praxis unterstützt die Klienten und deren Eltern bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer ermöglichen

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an die Klienten und deren Eltern zu melden

c) die Verpflichtung, der Klienten und deren Eltern im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen

d) die Unterstützung der Klienten und deren Eltern für deren Datenschutz-Folgenabschätzung

e) die Unterstützung der Klienten und deren Eltern im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten der Praxis zurückzuführen sind, kann die Praxis eine Vergütung beanspruchen.

 

(1) Mündliche Weisungen bestätigen die Klienten und deren Eltern unverzüglich (mindestens Textform).

(2) Die Praxis hat die Klienten und deren Eltern unverzüglich zu informieren, wenn es der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Die Praxis ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch die Klienten und deren Eltern bestätigt oder geändert wird.

 

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen der Klienten und deren Eltern nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten bewahrt die Praxis die Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben für 10 Jahre auf. Auf schriftliche Aufforderung durch die Klienten und deren Eltern nach diesen 10 Jahren hat die Praxis sämtliche in ihrer Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, der Klienten und deren Eltern auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch die Praxis entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.